Envoyer les absences d'un jour par courriel

Le principe

Il y a trois méthodes pour envoyer le formulaire "absence d'un jour" (Modèle B) à Mensura-absentéisme :
- par courrier (après avoir imprimé le formulaire avec Proeco, ou à l'ancienne au moyen de la petite carte bleue) ;
- par fax (toujours au moyen du formulaire ProEco) ;
- par courriel : moyen privilégié par un nombre croissant de collègues (économie de papier et de timbres) et aujourdhui encouragé par la Communauté Française (voir circulaire 2535 du 21/11/2008).

Voici une proposition de méthode visant à faire gagner du temps au quotidien. Les absences sont envoyées par courriel sous un format .pdf (ce format a été choisi car il est lisible et reconnaissable quelque soit le système informatique employé : Windows, Mac ou Gnu-Linux).

Partie Proeco

1. Après avoir encodé l'absence, on procède à l'impression du modèle B. Au moment du choix du mode d'impression, on veillera à bien sélectionner "Envoi Pdf".

2. Le Modèle B ainsi créé s'ouvre automatiquement dans Adobe Reader (en principe installé sur la plupart des machines, sinon il est téléchargeable gratuitement ICI) .

3. Sauvez le sur le disque dur.

Vous avez maintenant un fichier du type "ModB_Date_de_l'absence_Matricule_du_mdp.pdf". Recommencez autant de fois que nécessaire.

On pourrait se contenter de l'envoyer sans plus de procès à Mensura mais il y a moyen d'encore plus automatiser les choses.

Partie Outlook (*)

1. Créez un nouveau message comme suit :

2. Enregistrez-le sur votre disque dur au format ".msg"

3. Chaque fois que vous aurez des absences à signaler à Mensura, ouvrez votre message sauvegardé, joignez-y les modèles B du jour en format pdf , et modifiez la date dans l'objet du message. Envoyez !

(*) Vu que c'est le logiciel employé par la plupart, je ne parle que de celui-ci, mais il est évident que des procédures équivalentes existent pour Thunderbird, Evolution, etc.